7 ÉTAPES CLÉS POUR PRÉPARER VOTRE ÉVÉNEMENT
Qu’il s’agisse d’une conférence, d’une convention ou d’un congrès, la réussite de votre événement
professionnel repose avant tout sur une bonne anticipation.
Pour ne rien oublier et procéder efficacement, nous vous suggérons 7 étapes-clés…
Étape 1 - Clarifiez vos objectifs
Avant de faire vos choix opérationnels, tirez au clair vos objectifs :
- Quel est le but recherché ? ➜ Information, notoriété, mobilisation…
- Quel est votre public ? ➜ Profil, attentes, niveau d’information…
- Quels sont vos messages-clés ?
- Quel type d’événement semble le plus adapté ? ➜ Conférence, ateliers, exposition…
- Quels sont vos objectifs concrets ? ➜ Nombre de participants…
Étape 2 - Mettez au point votre organisation
Des moyens clairement identifiés et une bonne méthodologie s’imposent pour mener à bien votre projet :
- Quelle équipe pouvez-vous mobiliser ? ➜ Chef de projet, équipe de travail, appuis ponctuels…
- Quelle enveloppe budgétaire pouvez-vous consacrer ?
- Quelle méthode de travail allez-vous suivre ? ➜ Suivi de projet, modalités de réunion, instances de décision, outils de reporting…
Étape 3 - Définissez votre programme
En fonction de vos objectifs et des moyens alloués, vous pouvez alors définir plus précisément le contenu de votre événement :
- Quelles thématiques seront abordées ?
- Quels sont les intervenants pressentis ?
- Quelle durée globale et quel timing détaillé envisagez-vous ?
- Quels sont les modes d’animation envisagés ?
- Quels seront les moyens humains et techniques nécessaires à chaque étape ?
Étape 4 -Arrêtez votre calendrier
Le moment est venu de fixer la date de votre événement et votre planning de mise en œuvre :
- Réfléchissez au calendrier idéal de votre manifestation en fonction des événements similaires, des contraintes de votre public, des conditions météo, des opportunités d’activités ou de visites, des événements extérieurs exceptionnels…
- Envisagez plusieurs dates possibles selon vos contraintes
- Arrêtez une date définitive après consultation de la disponibilité vos intervenants-clés
- Listez les tâches à mener
- Définissez la chronologie de mise en œuvre
Étape 5 - Trouvez le lieu qui vous convient
En fonction du nombre prévisible de participants, de la date retenue et de votre pré-programme, il est
temps de trouver le lieu susceptible de vous accueillir :
- Recensez vos contraintes (localisation de votre public…)
- Interrogez les lieux d’accueil en récapitulant vos besoins : date et durée de la manifestation, nombre de participants attendus, nombre et types de salles souhaitées, moyens techniques et humains nécessaires, activités annexes envisagées, restauration prévue le cas échéant…
- Procédez au plus tôt à la réservation
Étape 6 - Recherchez vos prestataires et mettez au point votre logistique
Sachant ce qui peut vous être proposé directement par le lieu qui vous accueille, recherchez alors les
prestataires dont vous avez besoin :
- Prestataires techniques (son, lumières, projection…)
- Mobilier et décoration (stands, signalétique…)
- Restauration (repas, pause-café, cocktails…)
- Animation (journaliste, animateur, conférencier…)
- Spectacles et activités (visites guidées, musées, activités sportives…)
- Transporteurs (bus…) etc…
Étape 7 - Annoncez votre événement
N’hésitez pas à conjuguez les différentes possibilités à votre disposition :
- Supports imprimés (flyers, affiches…)
- Supports digitaux (pages dédiées sur un site internet, site internet dédié, pages événement sur les réseaux sociaux, emailings…)
- Supports publicitaires (annonces presse, affichage urbain…)
- Signalétique (bâche extérieure…)
- Mobilisation de relais d’information (envoi de communiqués de presse, guides…)
